Часто ситуация усугубляется молодостью или амбициозностью сотрудника, отсутствием доверительных отношений с более опытными работниками. Результат один — несколько ручейков с мелкими делами разного рода «заваливают» его с головой. Все время уходит на «текучку», при этом частенько самые важные дела как раз и не делаются. Начальство недовольно, сотрудники «под шумок» начинают подсовывать свои мелкие дела, а времени все меньше и меньше — какое уж тут повышение производительности и разумное управление?

Как быть?

Вначале нужно рассортировать дела по группам. Давно доказано, что человек (и любое живое существо) способен эффективно оперировать только небольшим числом объектов. Оно составляет 7±2. Большее количество не обрабатывается, не переходит в сознательную память — воспринимается как «много». В итоге делается не то, что важно, а то, что первым пришло на ум.

Разделить задачи на группы легче, если воспользоваться принципом Эйзенхауэра.

Все дела в соответствии с этим принципом делятся на четыре группы по приоритетности выполнения. Группа А — важные и одновременно срочные дела, их нужно выполнить обязательно и в максимально короткие сроки. Группа B — важные дела, их исполнение может быть отложено, однако они должны быть сделаны к конкретному сроку. Группа C — срочные дела, их часто путают с важными. Задачи этой категории — настоящая головная боль для молодого менеджера, который не всегда может быстро отличить дела С от дел B. Группа D — это дела ни важные, ни срочные.

Рассортированные по группам дела-заботы волшебным образом превращаются в удобную схему, из которой ясно, сколько сил и времени нужно уделить конкретному делу. Затем возьмите свой деловой ежедневник и… нет, не составьте план — отметьте время, когда вы будете делать обзор дел на день.

Обзор — удобный способ представить, «уложить в голове» весь свой рабочий день. Особенно он полезен для человека непоследовательного, обожающего делать несколько дел сразу, дивергентного. Ко времени обзора полезно приурочить «напоминалки» в мобильном телефоне — тогда они не будут отвлекать и сбивать вас, когда вы уже углубитесь в работу.

Лучше всего представлять свой рабочий день в виде схемы или рисунка. Обычный список ежедневника плохо подходит для динамичной ситуации. Как в виде списка записать, например, следующее: «съездить в налоговую и получить там документы для таможни, если они готовы. Если нет, зайти в приемную, пожаловаться (сказать «от Сергея Иваныча»). На обратном пути заехать к Петрову, завезти поручение и порасспрашивать насчет контракта Иванова. Кстати, может, Иванову уже не надо? Нужно будет ему позвонить, но не раньше двух, он просил». И так далее. Конечно, некоторое количество заданий можно держать в голове, однако, во-первых, количество будет расти, а во-вторых, может, голову лучше освободить для другого?

Удобнее всего исполняемые дела материализовать — каждое записать на отдельном листке, передвигая по надобности на новое место в схеме. В таком виде то или иное дело можно передать коллеге или исполнителю со стороны — с минимальными затратами на объяснение. Для обозначения приоритетной группы можно использовать стикеры разных цветов. Там же, на стикерах, располагать пометки, условия, исполнительские комментарии. А в сам ежедневник (при планировании своей работы) заносить только те события, которые жестко привязаны ко времени.

Настоящее повышение собственной производительности, эффективности своей работы — результат планомерной работы и самоорганизации. А также — в немалой степени — показатель опыта и квалификации своего тайм-менеджера.

По материалам статьи Дмитрия Македонского.