Менеджмент как контактный спорт | Карьерная лестница, Карьера

Продолжение. Начало читайте здесь.

Профессиональный процесс принятия решений

Большинство менеджеров, которые всегда пытаются переложить ответственность на других, очень боятся сделать ошибку. Любую ошибку они рассматривают как глобальную неудачу.

Однако многим людям просто не известно, как принимать хорошие решения. У них нет схемы для принятия решений. Так что здесь мы опишем шесть шагов процесса принятия деловых решений (а также и личных, раз уж мы рассматриваем этот вопрос) рациональным способом:

1. Определение проблемы. Большинство решений имеют связь с какой-нибудь проблемой или могут быть представлены в рамках проблемы. Это означает, что принятие правильного решения зависит от изначального правильного определения проблемы. Так что начинайте с вопроса: «В чем состоит проблема?» Это может потребовать изучения.

2. Сбор информации. Хорошие решения в бизнесе основываются на хорошей информации. Определив проблему, соберите всю важную информацию, связанную с ней.

3. Анализ информации. Самой по себе информации еще недостаточно, поскольку разные люди могут делать разные выводы относительно одних и тех же фактов. Поэтому вам нужно будет применить аналитические инструменты для анализа информации.

prices

4. Разработка вариантов действий. Когда вы принимаете решение, у вас должен быть выбор между разными вариантами. Например, чтобы поднять продажи, несмотря на новые условия конкуренции, вы могли бы улучшить качество либо снизить цены. Такие варианты дают вам основание для сравнения и возможность выбора. При наличии нескольких вариантов у вас есть лучший шанс найти верное решение вместо того, чтобы действовать согласно тому, что казалось вам хорошей идеей.

5. Выбор и использование лучшего варианта. Теперь приходит момент истины. Вы должны принять окончательное решение. Если вы прошли все предыдущие шаги, то, возможно, вы примете хорошее решение. Избегайте так называемого «аналитического паралича» — ситуации, когда проблему бесконечно анализируют вместо того, чтобы действовать. Ведь ваша цель — принять решение.

6. Анализ результатов. Вы не можете просто принять решение, а потом забыть о нем (чего вам, может быть, и хотелось бы). В общем, единственный способ узнать, справилось ли ваше решение с проблемой, — это отслеживать его последствия.

С опытом этот процесс из шести шагов может стать для вас самым естественным. Для мелких решений вам не нужно будет искать много информации, иногда достаточно лишь сделать один телефонный звонок. Так же не понадобится и большой список вариантов. Двух может быть достаточно. В своих различных видах эта схема принятия решений прошла проверку временем. Она помогает принимать рациональные деловые решения, которые можно доносить до других.

Поручайте все, что можете

Делегирование — это распределение заданий между подчиненными. Таким образом менеджер координирует деятельность других для выполнения задачи. Постановка задач перед другими и обеспечение их правильного выполнения является неотъемлемой частью работы любого менеджера. Умение делегировать требует знания следующих принципов: ответственности, подотчетности и полномочности. Ответственность означает, что у каждого менеджера или работника есть особая функция или участок работы, закрепленный за ним. Это называется сферой ответственности.

responsibility

Подотчетность обозначает, что каждый сотрудник компании отчитывается перед другими лицами. Каждый отчитывается перед соответствующим лицом за выполнение своих обязанностей.

Полномочность означает, что некоторое лицо наделяется полномочиями для выполнения той или иной работы. Если у вас есть бюджет, у вас есть и полномочия на него, а если вы можете брать людей на работу, у вас есть кадровые полномочия. Несоблюдение этих принципов приводит к неудачам. Действительно грамотное делегирование — организованное, осмысленное и последовательное — требует усилий.

Ниже представлены руководящие принципы успешного делегирования:

· Четко определяйте задачу и сроки ее решения, а также степень важности. Оцените сильные и слабые стороны сотрудников. Старайтесь давать своим подчиненным такие задания, которые помогали бы им развить свои лучшие навыки и преодолеть слабости.

· Когда вы поручаете что-то кому-либо, у вас должна быть четкая картина того, какие результаты вы ожидаете получить и когда Ясно изложите поручение в служебном документе. Если вы даете устное поручение, убедитесь в том, что работник понял, чего вы от него ждете.

· По мере возможности позволяйте человеку, выполняющему ваше задание, самому решить, каким образом его сделать.

· Осознайте, что если даже кто-то не способен выполнить работу так хорошо, как вам бы хотелось, она все равно может быть сделана на высоком уровне. Если эта работа сделана ниже ваших критериев, поручайте ее тем, кто может сделать ее хорошо, а не подгоняйте ваши критерии под работника. Таким образом он поймет, чего от него требуют.

· Делегируйте все, что только можете, на низшие уровни организации тем, кто способен взять на себя ответственность за ваши поручения. Не лишайте ваших подчиненных ответственности или полномочий.

employer and employee

· Понимайте, что вы делегируете задания и полномочия, необходимые для выполнения этих заданий, но вы не можете делегировать свою ответственность перед высшим звеном. Если что-то идет неправильно на вашем участке, то вы как менеджер в конечном счете и являетесь за это ответственным. Порицание ваших подчиненных является крайне неподходящей формой.

Оказывайте поддержку своим подчиненным

Деятельность менеджера не сводится к одному лишь делегированию. Фактически самая трудная работа еще впереди. Чтобы ваши сотрудники добивались результатов, им необходима ваша поддержка.

Работникам нужна поддержка, потому что между ними и желаемыми результатами обычно встают барьеры. Эти барьеры существуют в компании в таких формах, как бюрократия и ограниченные ресурсы, и за пределами компании в виде конкуренции и сопротивления заказчиков.

Еще вашим работникам нужна поддержка просто потому, что они — люди. Они нуждаются в корректировании, подсказках, стимулировании и юморе, особенно когда работа идет тяжело.

Лучший способ поддержать своих сотрудников — это убрать барьеры, стоящие на пути к их успеху, и действовать как хороший наставник. Вот как можно сделать это:

· Защищайте своих подчиненных перед лицом вашего начальства и остальных служб организации. Отстаивайте их интересы. Будьте терпимы к ним. Старайтесь изо всех сил предоставить им необходимые ресурсы, оборудование, помощь других сотрудников, денежные средства и время — все, что им нужно, чтобы сделать работу хорошо.

· Относитесь серьезно к заботам и жалобам своих подчиненных. Подход «прекрати свое нытье» может отдалить вас от них и принести плохую отдачу, когда их тревоги имеют разумные основания.

· Если вашим подчиненным нужна корректировка, осуществляйте ее в личной форме. Когда они заслуживают похвалы, хвалите их публично.

· Держите своих сотрудников в курсе того, как их усилия способствуют достижению целей компании и приносят пользу всему предприятию.

· Помогайте вашим работникам развиваться и двигаться вперед. Большинство людей хочет брать на себя больше обязательств и развиваться, потому что это дает им шанс приобрести новые навыки.

· Не заводите себе любимчиков. Это должно быть ясно и так, но вы ведь тоже человек, и кто-то вам может нравиться больше, чем другие. Если вы не будете относиться ко всем с одинаковой справедливостью, то создадите серьезные проблемы морального характера.

Рассматривайте менеджмент как контактный спорт, который ведет нас к следующей задаче.

Продолжение следует...

По материалам статьи Тома Гордмана, старшего преподавателя бизнес-школы Леонарда Н. Штерна при университете Нью-Йорка.