Оркестр не обходится без дирижера — человека, поддерживающего энергетическое единство происходящего. Инструмент поддержания «энергетического единства» компании — краткие совещания, которые в обиходе называют оперативками и планерками. Не во всех компаниях планерки и оперативки проводятся в предсказуемом ритме. Но представьте монаха (любого вероисповедания), иногда посещающего воскресное богослужение, а иногда прогуливающего. Так и подразделение, не выдерживающее ритм оперативных совещаний. Дело делается, но не в полную силу. Эти совещания должны быть четкими, отнимающими не более 10-15 минут, если это ежедневная оперативка, и не более часа, если это еженедельная планерка. Но проводиться должны обязательно.

Часто ритм проведения планерок сбивается из-за отсутствия сотрудников. Однако современные технические средства проведения онлайн-совещаний позволяют подключаться не только через Интернет, но и по телефону, что может быть удобно для сотрудников, участвующих в планерке из командировки, автомобиля и т.п.

Ритмичное проведение оперативок и планерок позволяет, инвестируя 15 минут времени в день и 1 час в неделю, т. е. в совокупности 2 часа 15 минут, сэкономить до 4-5 часов времени каждого сотрудника в неделю на устранении организационных нестыковок. То есть итоговая экономия на подразделение средних размеров (10-15 человек) — до 40-75 часов в неделю.

Особый тип совещаний — те, задачей которых является принятие определенного решения по какому-либо кругу вопросов. Например, принятие конечного решения по выбору системы документооборота; принятие решения об открытии нового филиала; рассмотрение и одобрение предложений какого-либо подразделения по усилению продаж, сокращению расходов и т.п. Использование онлайн-формата в таких совещаниях позволяет достигнуть нескольких целей:

Ускорить продвижение проектов. Серьезный тормозящий фактор — невозможность собрать в одно время в одном месте кворум ключевых лиц, необходимых для принятия решения.
Подключить к принятию решения людей, находящихся в других регионах.
Сохранить видеозапись и использовать ее в дальнейшей работе.

По материалам статьи Глеба Архангельского, генерального директора ОАО «Организация времени».