Теперь нам следует подумать о конкретных способах управления временем. Первый шаг – точно проанализировать, как вы тратите своё время. Само по себе это занятие займет определенное количество времени, но эти затраты стоят того. Для того, чтобы что-то получить, необходимо что-то вложить. Потратьте время и в качестве вознаграждения вы получите еще больше времени!

Заведите дневник или специальные страницы, на которые вы будете записывать не встречи и собрания, - отмечайте там все, чем вы занимаетесь в течение дня. Разбейте эти странички на 15-минутные сегменты. Начните уже завтра, и вам понравится. В записи включите время, потраченное на прочтение почты, ответ на письма, разговоры с клиентами и коллегами, написание отчетов, перерывы на чай, кофе и т.п., и все остальное. Записывайте точное время, которое вы затратили на эти дела. Не надо ничего утаивать, будьте честны.

А в конце дня посмотрите критично на все, что вы сделали и на количество потраченного времени. Действительно ли вам необходимо было именно это количество времени?

- Сколько почты оказалось просто спамом?
- Сколько времени заняла встреча и сколько действительно нужно было на нее потратить? То есть, сколько времени было потрачено впустую?
- Не пришлось ли вам ожидать начала встречи? Сколько минут?
- Сколько времени вы потратили на «висение на линии» во время звонков?
- Сколько раз тот, кому вы звонили, был занят, недоступен или не отвечал? Сколько в этих случаях у вас ушло времени?
- А за перерывом на чай много ли у вас ушло времени на болтовню с коллегами?
- Сколько через вас прошло «нежданных» посетителей за день? Сколько таких же звонков к вам поступило? Сколько вы потеряли на этом времени?

Многие люди порой идут домой и думают: «Такое чувство, что я ничего не сделал(а) за день, а ведь был(а) так занят(а)!».
Многие, проведя анализ всех своих действий по таким записям, обнаружат, что в течение дня было много зря потраченных минут, если не часов. Это ваш шанс.

- Если вы тратите слишком много времени на чтение спамов, то вы не достигнете ничего, кроме потраченного впустую времени.
- Если встречи не начинаются (и не заканчиваются вовремя), у вас постоянно будет напрасно тратиться время.
- Если встречи не будут оканчиваться принятием решений, то ваше время будет напрасно затраченным.
- Если к вам приходят нежданные посетители или поступают нежданные звонки, вы не будете к ним готовы, а потому будете зря тратить время.
- Если вы будете подолгу «висеть» на телефоне, у вас опять же будет много потраченного впустую времени.
- Если вы слишком часто болтаете с коллегами о том о сем, то вы тоже тратите время (но это не значит, что вы совсем должны отказаться от таких разговоров и от чтения газет, - просто ограничьте их).

Если вы были абсолютно честны с собой, то вы сможете заметить, как много времени вы потратили впустую и сколько бы дополнительного времени у вас было, если бы вы научились им управлять.

Теперь давайте подумаем о том, как можно избежать потерь времени. В данном вопросе большое значение имеет самодисциплина; попробуйте задать себе следующие вопросы, анализируя свой день.

«Действительно ли надо было делать все, что я сделал(а) за день?»

Обдумайте каждое совершенное вами действие. Почему вы его выполнили? Если данное письмо – очевидный спам, то зачем открывать и читать его? Зачем отвечать на письма двухнедельной давности, которые тогда требовали немедленного ответа? Зачем посещать собрание, на котором вам даже и сказать-то нечего? Не ходите на встречи ради забавы или получения небольшого количества общей информации. Если понадобится, о деталях вам расскажут позже. Зачем вы разговаривали с торговцем, если все равно не собирались ничего покупать? Зачем вы звонили человеку, с которым все равно бы встретились чуть позже?

Если вы определите те «дела», которые могли бы и не делать, то потом чётко увидите дела, которые действительно надо было сделать.

«Обязательно ли это нужно было делать именно мне?»

Нужно ли было вам делать ту работу, которую вы сделали? Может, это нужно было поручить кому-то другому? Может, кто-то другой, более квалифицированный и опытный, сделал бы это дело лучше? А возможно, для выполнения его вовсе не нужны были те навыки, которыми обладаете вы, и можно было бы поручить его кому-то, занимающему не столь ответственный пост? Многие люди боятся перепоручать свои дела, однако порой это может быть вам очень полезным. А теперь спросите себя:

Можно ли было это сделать лучшим способом?

Если вам приходится делать что-то по причине того, что вы обладаете особыми знаниями и опытом, то не можете ли вы поделиться своими навыками с кем-то другим, чтобы впредь он выполнял эту работу? Если же вы действительно думаете, что вы единственный, кто может хорошо выполнить это задание, подумайте о других способах его выполнения. Во многих случаях, когда людей спрашивают о том, почему они делают что-то тем или иным образом, они отвечают, «потому что это всегда делалось именно так!». Это может занять некоторое время, но вы можете подумать об этом по пути на работу в машине, автобусе или метро.

Это можно сделать.
Если вы были честны с собой, анализируя свое время, то вы обнаружите множество возможностей сэкономить его. Но повторяем: будьте честны!! Задайте себе эти вопросы и вам откроется множество возможностей!

А что же делать с теми нежданными посетителями, которые отнимают столько времени? Что делать с важным совещанием, начало которого откладывается? А как же эти телефонные звонки? И вся эта неизбежная бумажная работа?

На эти и многие другие вопросы мы ответим в следующей статье. Вскоре у вас даже появится время на прочтение этих статей!

Информация предоставлена

The LVMT Business School
The Career Developers
17-19 Plumbers Row
Aldgate East
London E1 1EQ
England
Telephone +44 (0) 207 456 9060
Fax +44 (0) 207 456 9065
www.lvmt.com
e-mail: training@lvmt.com

RisXceL
The Management Developers
17-19 Plumbers Row
Aldgate East
London E1 1EQ
England
Telephone +44 (0) 207 456 9090
Fax +44 (0) 207 456 9095
www.risxcel.com (under construction)
e-mail: info@risxcel.com