Переговоры – это деловое общение с целью достижения совместного решения по выдвинутой проблеме. В процессе любых переговоров все, как правило, хотят взаимно договориться, не вступая при этом в открытую конфронтацию. Но важно помнить, что настоящая цель переговоров – это удовлетворение интересов участвующих в них сторон. Отправляясь на первые в жизни переговоры, нужно понимать, что перед вами может оказаться профи, умеющий убеждать и гнуть свою линию. Человек, с которым вам придется вести переговоры, может оказаться холериком или сангвиником, может быть раздражен или, наоборот, слишком с виду лоялен. Вот почему помимо технической подготовки нужно готовиться и психологически, продумав все нюансы. Так, умение определить характер, знание психологии при переговорах не менее важно, чем доскональная документальная подготовка и знание проблемы.

Первые переговоры – это всегда стресс. И чтобы не было неприятных сюрпризов и чувства растерянности, к ним нужно тщательно готовиться. Хотя лучшее обучение – это опыт, подготовку можно назвать самым дешевым способом обучения. В принципе, готовиться лучше не только к первым переговорам, а ко всем, которые будут впоследствии. При подготовке нужно четко прописать для себя тему и хорошо в ней ориентироваться, учесть все нюансы, продумать, что говорить и как отвечать.

В любых переговорах важно управлять эмоциями, уметь налаживать межличностное взаимодействие и, конечно же, в итоге решить проблему, ради которой собрались.

Подготовку к переговорам легко уложить в простую схему:

1. Проанализируйте проблему: определите предмет переговоров, соберите полную информацию о партнере, продумайте наличие альтернатив, ваши интересы и интересы партнера.
2. Планирование переговоров: выработайте переговорную концепцию, определите цели, задачи, стратегию переговоров, произведите необходимые экономические расчеты, проработайте основные позиции, возможные варианты развития событий, подготовьте необходимую техническую и справочную документацию.
3. Планирование организационных моментов.

В принципе, все не так страшно. Достаточно запомнить семь основных элементов: интересы, опции, альтернативы, легитимность, коммуникации, взаимоотношения, обязательства.

Хорошо подготовленный участник переговоров:

· Всегда ищет за позициями интересы, то есть постоянно задает себе вопросы, вроде таких: "Зачем надо поставить товар именно к этому числу?" и т.п.

· Умеет определять приоритеты в своих интересах, посмотреть на проблему глазами других участников по переговорам. Тут можно использовать два метода: позвонить заранее участникам переговоров и уточнить: "Правильно ли мы полагаем, что вы озабочены вот этим вопросом, а не этим? Будьте добры, помогите нам понять, что вас заботит больше всего?"; или же можно проконсультироваться с людьми, работающими по той же специальности или в той же отрасли, что и партнер по переговорам, или посоветоваться с людьми в своей собственной организации, которые занимаются аналогичной работой.

· Знает, чего хочет, и знает, на что может согласиться. Полезно обратить внимание на методы и ресурсы, которые каждая из сторон имеет в своем распоряжении, а также поискать способы их сочетания. В результате сочетания ресурсов можно создать совместно такое, чего поодиночке организовать невозможно. То есть это умение извлекать пользу из различий, а не только концентрироваться на той цели, ради которой ведутся переговоры.

· Знает свою альтернативу и умеет рассматривать альтернативные решения партнеров по переговорам. Если не удается прийти к соглашению, грамотный участник переговоров в состоянии тут же предложить альтернативу. Лучше заранее продумать несколько способов удовлетворения своих интересов.

· Понимает, что лучше убедить противоположную сторону в полезности своей идеи, нежели переубедить. Аргументы должны быть справедливыми, и их должно быть несколько. Будет хорошо, если вы предложите участникам объяснить результат переговоров, чтобы каждая сторона понимала, почему пришли именно к такому решению, и четко осознала механизм выполнения.

· Умеет внимательно слушать и не перебивает. До переговоров желательно продумать, что противоположная сторона будет говорить, и свою возможную реакцию на их сообщения.

· Четко проводит различие между проблемами, например, проблема по сути дела (содержание переговоров – цены, условия, сроки, даты) и вопросы взаимоотношений (кто-то считает, что "это их вина", проблема переводится в область людей). И то и другое важно. Цель участника переговоров – уметь отделить одно от другого. Если это оправдано, вначале стоит обсудить проблему взаимоотношений и только потом приступить к обсуждению темы переговоров, о чем следует предупредить участников.

· В конце переговоров стороны берут на себя обязательства. Так вот, умелые переговорщики приступают к делу с мыслью о том, как они хотели бы его завершить. Список, который вы заранее составляете, должен содержать не только перечень вопросов, которые будут обсуждаться на переговорах, но и четкую схему обязательств, которые будет выполнять каждая из сторон в случае положительного решения проблемы.

Особое внимание уделяйте речевому поведению, потому что переговоры – это всегда разговоры. Идеальный вариант, если вы пройдете курсы ораторского искусства. Но если вы не владеете им, не стоит огорчаться: подготовьте речь заранее и прочитайте сами себе перед зеркалом несколько раз. Также следите за тем, чтобы речь не была сбивчивой и прерывистой, если вы волнуетесь, сделайте несколько глубоких вздохов и приведите дыхание в спокойное состояние. Можете посчитать в уме до 10. Не теребите одежду и не вертите в руках предметы, лучше спокойно положите ладони на стол.

Хорошо, если вы сумеете определить преимущественный канал восприятия партнера. Для одних это визуальный канал – для таких людей важно видеть глазами, в речи они употребляют выражения "я вижу проблему таким образом" и т.д., для других – аудиальный (слух) или сенситивный (чувства, ощущения). И у тех и у других это отражается в речи – "я хотел бы услышать" или "мне эта проблема кажется/чувствуется такой-то…" Если это уметь определять, можно легко подстроиться под канал восприятия партнера и гораздо быстрее прийти к взаимному соглашению, делая акцент на его канале восприятия.

Не лишним будет помнить и о самых простых способах воздействия на партнера: старайтесь говорить в том же темпе речи, что и участники переговоров; не садитесь напротив своих собеседников, это поза конфронтации; скрещенные руки, нахмуренные брови также не свидетельствуют о положительном настрое. Но любой отрицательный настрой собеседника всегда можно перевести в положительный. Наклоняйтесь при разговоре вперед, не скрещивайте руки и ноги, будьте открыты и доброжелательны.

Перед тем как войти в кабинет, оглядите себя еще раз, все ли в порядке с одеждой. И попробуйте проделать такое упражнение, чтобы успокоиться – задержите дыхание примерно на 30 секунд (можно прижать пазухи носа пальцами), затем дышите только носом.

Все готово, кажется, учтены все моменты, но никто не застрахован от ошибок, особенно в первый раз. Разберем некоторые ошибки, чтобы была возможность продумать и их.

Итак, не стоит предполагать, что каждый участник переговоров знает, о чем речь. Так, вы думаете, что переговоры само собой должны завершиться выработкой плана действий, а ваши партнеры по переговорам могут думать иначе, например, результатом переговоров многие считают просто обмен мнениями. Потому, если приступить к делу, опираясь на непроверенные предположения, все может закончиться всеобщим разочарованием.

Нужно понимать, что решение не всегда преобразуется в действие, особенно если необходимые шаги не продуманы заранее, а также если о тех, чье сотрудничество будет необходимо, забудут или не проконсультируются с ними. На этом нужно акцентировать внимание в ходе переговоров.

Ни в коем случае нельзя заявлять вначале переговоров, что решение уже найдено. Чтобы избежать этого, активно вовлекайте другую сторону в процесс разработки решения. Просите партнера поделиться своими предложениями и идеями, даже если решение проблемы для вас очевидно. Проще изменить точку зрения партнера, если вы говорите: "Развивая вашу идею, не попробовать ли нам...", "После одного из ваших замечаний у меня возникла мысль..."

Для понимания собеседника обязательно знать не только язык, на котором он говорит, но и "читать" его мимику и жесты. Знание невербального языка поможет не только наладить контакт, но и добиться успеха.

Когда ситуация критическая или вы не согласны с высказыванием партнера, если другая сторона обрушивается на вас с личными нападками, а вы не можете быстро сориентироваться, и пауза слишком затянулась, пользуйтесь такой фразой: "Что именно вы хотели этим сказать?"

Если волнуетесь, то наличие запасного варианта даст вам внутреннюю защищенность и усилит позиции на переговорах.

Если другая сторона ведет себя агрессивно, не отвечайте агрессией на агрессию, задавайте встречные вопросы, просите детального изложения проблемы, выделяйте новые аспекты вопроса, держите паузы, ставьте свое согласие в зависимость от согласия другого лица, заставляйте себя идти на уступки только с большим трудом, соглашайтесь не сразу. Никогда не принимайте важных решений под давлением.

Когда есть желание взять инициативу в свои руки, задавайте вопросы.

Если есть заинтересованность в долговременном сотрудничестве, лучше использовать принципиальный подход ведения переговоров: жесткий подход к рассмотрению существа дела и мягкий – в отношениях между участниками переговоров.

И еще один важный аспект – кто первый принес на переговоры проект договора, тот зачастую определяет и ход переговоров.

Как бы ни прошли ваши первые в жизни переговоры, важно понимать, что цель не настоять на своем, а договориться, и даже если это не удалось, вы получаете важный опыт. А после обязательно проанализируйте, как вы себя вели и что было не так – чтобы к следующим переговорам быть во всеоружии.

По материалам сайта www.e-perspektiva.ru.