Наша статья ориентирована на вас, менеджеры среднего звена, на которых волей случая или руководителя была возложена миссия по подготовке какого-либо праздника или мероприятия.
Допустим, ваш руководитель поручил вам организовать какое-либо мероприятие: встречу иностранной делегации, переговоры, юбилей компании, день рождения сотрудника, празднование Нового года и т.д. Вы не знаете с чего начать, к кому обратиться. Опытный руководитель правильно понимает, что вам понадобится профессиональная помощь, сотрудничество со специальными агентствами; другой посчитает, что нужно взять одного сотрудника на зарплату, и переложить все обязанности и проблемы на него, хотя это будет неправильно.
Что-то, конечно, вы можете сделать сами, например, организовать переговоры в своем офисе, заказать столик для делового обеда, но если мероприятие серьезное, сложное, требующее усилий при подготовке, в таком случае вам не обойтись без помощи профессионалов. Вам нужно обязательно убедить руководителя, что необходимо обратиться в специальное агентство.
Как правильно выбрать агентство - организатора мероприятия?
Выбор агентства - сложный процесс. Как быть уверенным в профессионализме агентства, как не ошибиться в выборе?
Если есть субподрядчик, к которому вы постоянно обращаетесь, - это большой плюс. Но это не всегда даёт положительный результат, так как за время долгого сотрудничества вы устаете, появляется необходимость новизны, перестает устраивать качество предоставляемых услуг. Агентство тоже привыкает к вам как к постоянному клиенту, предпочитая сотрудничать по отработанной схеме, начинает небрежно относиться к своим обязанностям, предлагает стандартные концепции мероприятий.
Если же у вас нет на примете агентства, то вам грозит трудный поиск, который лучше всего вести по двум направлениям:
- Спросить совета у знакомых, которые работают в сфере специальных мероприятий. Или у тех, кто недавно сам организовывал или присутствовал на подобном мероприятии, или что-то или о ком-то от кого-то слышал.
- Поискать агентство через Интернет, почитать сайты, посмотреть отзывы.
После того, как вы собрали сведения об агентствах, необходимо оценить важность и сложность мероприятия. Это нужно для того, чтобы решить, поручить организацию мероприятия какому-то конкретному агентству или же устроить тендер.
Что такое тендер?
Тендер – английское название, иначе, по-русски, конкурс. То есть вы устраиваете конкурс среди понравившихся вам агентств на проведение вашего мероприятия.
Начинаем с того, что всем заинтересовавшим вас агентствам посылаете (либо по e-mail, либо по факсу) заявку. Такая заявка называется бриф. В брифе вы, как можно более подробно, указываете следующие пункты: - Дата проведения. - Место проведения. Если у вас нет конкретного места проведения, то опишите, каким оно должно быть, либо укажите несколько вариантов, которые вы бы хотели рассмотреть. - Целевая аудитория (возраст, социальный статус). - Количество приглашенных персон. - Декорационное оформление (требуется или не требуется). - Направленность мероприятия. Это может быть официальное, официально-развлекательное, ознакомительное мероприятие и т. д. - Пожелания по кейтерингу. Это может быть банкет, фуршет, пикник и т.д. - Пожелания по артистам. Укажите, кого конкретно из артистов вы хотите пригласить, или же полностью положитесь на выбор агентства, но тогда укажите свои предпочтения. - Предполагаемый бюджет.
Обязательно сделайте приписку, в которой укажите сроки подачи ответа на участие в тендере.
Собираете ответы на бриф. Ответ агентства на бриф должен содержать концепцию мероприятия, примерную смету, портфолио и презентацию агентства. Изучаете присланный материал, если что-то нравится, назначаете встречу агентству и приглашаете на презентацию. Вы можете либо сразу принять решение о выборе агентства и пригласить его на презентацию, либо пригласить несколько агентств, послушать презентации и после этого принять решение - какое из агентств вы выберите.
Как правильно провести первую встречу с агентством?
Представители агентства должны связно, понятно, доходчиво презентовать свое предложение. Ответить на все ваши вопросы четко и полно. Оценить и обсудить смету. Смету обязательно нужно рассматривать детально, оценивать по совокупности, по перечню предлагаемых услуг, по наполнению, а не итоговую сумму. И, наконец, обсудить размер агентской комиссии. Ели агентство заявляет, что размер их агентской комиссии составляет всего 1%, нужно задуматься – при таком минимальном проценте агентство скорее всего просто заложит всю свою прибыль внутрь сметы, т.е. все позиции сметы будут предложены вам по завышенным ценам. Если же размер агентской комиссии очень высокий (25-35%), тоже стоит задуматься, стоит ли связываться с таким высокооплачиваемым агентством. Реальный размер агентской комиссии составляет 10%-15%.
Какие вопросы нужно задавать презентующемуся агентству, чтобы понять степень профессионализма. Во-первых, определить порядок работ. Если агентство требует сразу 50%-70% предоплаты, обещая шикарное мероприятие, это неправильно. Сначала вы читаете заявку, определяете ее плюсы и минусы, задаете вопросы агентству, уточняете спорные моменты, высказываете пожелания. Затем обсуждаете смету, что устраивает, что нет. Оговариваете размер агентской комиссии. После того, как выяснены все интересующие вопросы и проведены уточнения, вы можете определиться с выбором агентства.
Как правильно построить работу с агентством?
Агентство подготавливает более подробное сценарное предложение с учетом пожеланий клиента, а также более подробную смету, которая ориентирована на конкретное сценарное предложение. После этого заключается договор, но в этой статье мы не будем описывать виды договорных обязательств, которых существует великое множество. Для более продуктивной работы и более чёткого понимания взаимных обязательств, агентство составляет timetable. Timetable представляет собой таблицу, где в горизонтальной графе указываются даты, а в вертикальном столбце ряд работ: изготовление декораций, пошив костюмов и пр. и напротив каждой работы указывается ответственный исполнитель. Такая форма позволяет и агентству, и вам видеть подробный план работ, контролировать сроки, требовать соблюдения исполнения работ в оговоренные сроки, сотрудничать более продуктивно и организованно.
Вы обсудили сценарное предложение, смету, составили timetable, по окончании этих мероприятий агентство готовит итоговую презентацию, куда прилагаются эскизы декораций, фотографии и описание артистов, эскизы костюмов, пояснения к сценарию и т.д. Многие вопросы, даже имея на руках подробную презентацию мероприятия, не решить по телефону, нужно как можно чаще встречаться с представителями агентства, тем более, если мероприятие сложное. Если агентство просит подписать принятую презентацию – это нормально. Естественно, подпись должен поставить уполномоченный представитель клиента. Согласование презентации, заверенное подписями с обеих сторон, дает гарантию о сотрудничестве и агентству и клиенту.
Как правильно построить финансовые отношения с агентством?
После того, как презентация согласована и заверена, агентство получает 50% предоплаты от общей стоимости проекта и начинает подготовительные работы. Для чего агентству нужна предоплата? Ни для кого не секрет, что многие субподрячки работают только по предоплате. Например, если на вашем мероприятии предполагается выступление известных артистов или ведущего, они потребуют обязательную предоплату, это является гарантией того, что они будут работать на вашем мероприятии, а не на другом. Потребуется предварительная оплата материалов, изготовление декораций, пошив костюмов и пр. Не все агентства имеют в наличии свободные денежные средства, которые можно пустить на оплату подготовительных работ. За 1-2 дня до даты проведения мероприятия или в день самого мероприятия выплачиваются оставшиеся 50%. Агентская комиссия выплачивается только после проведения мероприятия, это является стимулом для агентства качественно выполнить свою работу.
***
Нужно обязательно помнить, что подготовка мероприятия – это ваша совместная работа с агентством. При подготовке мероприятия у представителей агентства наверняка возникнет множество вопросов, на которые ответить сможете только вы, зная специфику и внутреннюю жизнь своей фирмы. Агентство должно постоянно держать вас в курсе всего происходящего, чтобы вы могли контролировать работу и своевременно внести какие-то изменения. Только при полном взаимопонимании можно организовать отличное мероприятие, которое полностью удовлетворит вас, как клиента, и агентство, как организатора.
IE Business School приглашает на мастер-класс профессора Ли Ньюмана "Behavioral Decision Making: Predictably biased and we don't even know it", который состоится 23 мая в отеле "Хилтон".
Московская международная высшая школа бизнеса «МИРБИС» продолжает набор на программы дополнительного образования и приглашает менеджеров, имеющих высшее профессиональное образование и опыт работы не менее 2-х лет, на консультации по программе МВА.
- Только для подписчиков 
Карьера
